Las empresas que aceptan pagos con tarjeta necesitan una infraestructura financiera específica para gestionar de forma segura y eficiente los fondos procedentes de sus transacciones. En este contexto, la cuenta de empresa juega un papel central al actuar como enlace entre el sistema de pago del cliente y la cuenta bancaria de la empresa. Se trata de un componente esencial en el ecosistema de pagos electrónicos, especialmente en entornos digitales o con alto volumen de operaciones.

En este artículo explicamos qué es una cuenta de empresa, cómo se configura, quién la necesita y en qué se diferencia de otros instrumentos financieros y tecnológicos habituales en el entorno de pagos electrónicos.

¿Qué es una cuenta de empresa?

Una cuenta de empresa es un tipo de cuenta bancaria creada específicamente para gestionar y mantener los fondos procedentes de las transacciones realizadas por los clientes, antes de que se ingresen en la cuenta bancaria principal de la empresa. En este sentido, funciona como un depósito temporal o cuenta de retención para el dinero derivado de los pagos procesados.

Este tipo de cuenta es proporcionada por bancos o instituciones financieras especializadas en servicios comerciales, como Uinku. En algunos casos, estas mismas entidades también suministran a las empresas el hardware o software necesario para realizar las transacciones, como pasarelas de pago; sin embargo, es común que solo ofrezcan la cuenta y que la empresa o comerciante configure su sistema de pagos mediante proveedores externos.

La cuenta de empresa es fundamental para la aceptación de pagos con tarjeta, ya que no solo está vinculada a este proceso, sino que permite el movimiento seguro y eficiente del dinero en segundo plano, facilitando que los fondos de los clientes lleguen finalmente a la cuenta empresarial.

Pasos necesarios para abrir una cuenta

Abrir una cuenta de empresa requiere cumplir una serie de pasos y requisitos clave que aseguran la correcta operativa y legalidad de la cuenta. A continuación, se detallan los principales:

1. Registrar la empresa: Es imprescindible que la empresa esté correctamente inscrita en el Registro Mercantil y disponga de todos los permisos, licencias e identificaciones fiscales necesarias según el tipo de actividad y su ubicación.
2. Obtener el NIF de la empresa: El Número de Identificación Fiscal (NIF) es obligatorio para cualquier empresa y se utiliza para fines fiscales y bancarios.
3. Abrir una cuenta bancaria empresarial: Es necesario disponer de una cuenta bancaria a nombre de la empresa donde se recibirán los fondos procedentes de las transacciones comerciales.
4. Seleccionar un proveedor de cuenta de empresa: Es fundamental valorar proveedores teniendo en cuenta comisiones, tiempos de liquidación, atención al cliente, medidas de seguridad, facilidad de integración y reputación para elegir el más adecuado.
5. Completar la solicitud: El formulario de solicitud suele requerir información básica de la empresa, datos del representante legal y detalles sobre el tipo y volumen estimado de transacciones. Es importante aportar información precisa y completa.
6. Presentar la documentación justificativa: Se debe entregar documentación que acredite la existencia y legitimidad de la empresa, como el certificado de inscripción en el Registro Mercantil, DNI/NIE del representante, escritura de constitución, declaraciones fiscales y extractos bancarios. En esta fase, el proveedor realiza una evaluación de riesgos y, en algunos casos, una comprobación crediticia.
7. Esperar la aprobación: El proceso de revisión y aprobación puede tardar desde varios días hasta semanas, dependiendo del proveedor, la complejidad del negocio y la exactitud de la solicitud. Facilitar información adicional cuando se solicite agiliza este trámite.
8. Configurar el sistema de procesamiento de pagos: Una vez aprobada la cuenta, se integran las herramientas de pago en el sistema de la empresa, ya sea en la web, tienda física o plataforma online.
9. Realizar pruebas del sistema: Antes de aceptar pagos reales, es fundamental verificar que todo funcione correctamente para evitar incidencias en la operativa diaria.
10. Comenzar a aceptar pagos: Tras superar las pruebas, la empresa estará lista para recibir pagos a través de su cuenta de comerciante.

¿Quiénes necesitan una cuenta de empresa?

Cualquier empresa que desee aceptar pagos electrónicos, especialmente mediante tarjetas de crédito o débito, suele requerir una cuenta de empresa o el acceso a servicios de procesamiento que la incluyan.

Desde pequeños comercios hasta grandes corporaciones, la necesidad es transversal:

• eCommerce: Esencial para procesar pagos en tiendas online.
• Restauración: Permite cobrar tanto en local como en pedidos digitales.
• Tienda física: Imprescindible en el punto de venta tradicional.
• Entidades sin ánimo de lucro: Necesaria para gestionar donaciones electrónicas.

¿Es lo mismo una cuenta de empresa que una pasarela de pago?

Una cuenta de empresa y una pasarela de pago son conceptos distintos pero complementarios dentro del ecosistema de pagos electrónicos.

La cuenta de empresa es una cuenta bancaria especializada que permite a una empresa aceptar y retener fondos provenientes de pagos con tarjeta de crédito o débito. Esta cuenta actúa como depósito temporal donde se almacenan los fondos antes de su transferencia a la cuenta bancaria principal del negocio.

Por su parte, la pasarela de pago es la infraestructura tecnológica que facilita la conexión entre la cuenta bancaria del cliente y la cuenta de empresa. Su función principal es autorizar, procesar y garantizar la seguridad de las transacciones electrónicas.

En definitiva, la cuenta de comerciante representa el componente financiero donde se gestionan los fondos, mientras que la pasarela de pago constituye el mecanismo tecnológico que permite la ejecución y validación de las operaciones de pago.

En Uinku ofrecemos herramientas especializadas para facilitar la aceptación de pagos, optimizar la operativa financiera y mejorar la experiencia de tus clientes y sin necesidad de cambiar de banco.

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